Planowanie i optymalizacja działań w Social Media

Optymalizacja działań w social media może być skutecznie prowadzona w kilku obszarach – od organizacji pracy, przez wykorzystywane narzędzia i sposoby prowadzenia kampanii, po osiąganie jak najlepszych efektów z podejmowanych aktywności. W dzisiejszym artykule chciałabym skupić się na aspekcie związanym z dobrymi praktykami działań w mediach społecznościowych pod kątem efektywnego zarządzania projektem. Jak planować swoją pracę i jakich narzędzi używać? Po co mi strategia i dlaczego mam planować posty z wyprzedzeniem? Poznaj dobre praktyki, którymi dzielę się na podstawie swojego wieloletniego doświadczenia i zasady, które stosujemy w Beeffective!

Po pierwsze: zaplanuj działania długofalowe!

Podstawą efektywnych działań marki w mediach społecznościowych jest przemyślana i konsekwentnie realizowana strategia jej obecności w kanale internetowym!

Pierwszym krokiem powinno być sformułowanie strategii, która określi cele biznesowe firmy i uporządkuje sposób ich realizacji. Dzięki temu działania będą spójne a efekty mierzalne. Strategia pomoże usystematyzować plan obecności w digitalu, co z kolei pozwoli przełożyć się na wzrost zaufania wobec marki oraz generowanie zysków!

Jakie elementy powinna zawierać dobrze zaprojektowana strategia?

• Analizę sytuacji wyjściowej marki – jej dotychczasowych działań, konkurencji, wizerunku oraz oferowanych produktów bądź usług.
• Określenie potrzeb i celów biznesowych wraz z konkretnymi KPI.
• Identyfikację grupy docelowej wraz z personami, które ją reprezentują.
• Właściwie dobrane platformy społecznościowe.
• Opracowaną komunikację marki, czyli plan, w jakich miejscach oraz w jaki sposób powinna być obecna w sieci, aby realizować postawione cele. Przydatny będzie zbiór narzędzi online oraz opracowane wcześniej linie komunikacyjne, w tym „tone of voice”, którym będziesz się zwracać do użytkowników sieci.
• Przygotowanie spójnej graficznie identyfikacji marki, dzięki której zaczniesz budować jej rozpoznawalność.
• Weryfikacja metody dotarcia do osób, które mogą być zainteresowane Twoim produktem lub usługą.
• Określenie działań marketingowych dla każdego z etapów lejka sprzedażowego, które pozwolą na wyłonienie klientów zainteresowanych ofertą i sfinalizowanie sprzedaży.
• Zadbanie o analitykę i sposób weryfikacji działań oraz pomysły na ich optymalizację.

Szukasz wsparcia w przygotowaniu profesjonalnej strategii działań w digitalu? Chętnie pomożemy!

Pamiętaj, że media społecznościowe bardzo dynamicznie się zmieniają, dlatego bądź gotowy na weryfikację swoich założeń. Miej dokument ze strategią obecności marki zawsze pod ręką, aby wiedzieć w którym kierunku zmierzasz i jakie działania należy podejmować, aby konsekwentnie realizować swoje cele!

Po drugie: opracuj aktywności na najbliższy czas i twórz kalendarze postów!

Posiadanie spisanej strategii obecności marki to element obowiązkowy, aby wiedzieć do czego dążymy i czy założone cele biznesowe realizujemy w sposób efektywny. Kolejny krok to opracowanie action planu na wdrożenie założeń ze strategii i jego konsekwentne realizowanie. Podstawowe narzędzie wykorzystywane do planowania działań to kalendarz postów. Jest to plan contentu, który jest szczegółowym harmonogramem, zawierającym pomysły na komunikację w określonym okresie czasu. Kalendarz może być tygodniowy, miesięczny, kwartalny – wszystko zależy od wielu czynników. Co należy wziąć pod uwagę rozważając, na jak długo warto planować materiały dla danej marki?

• Model pracy i warunki współpracy z klientem.
• Intensywność komunikatów i liczbę postów per kanał.
• Rodzaje wykorzystywanych platform społecznościowych.
• Uniwersalność przygotowanego contentu.
• Warunki obiegu contentu (np. zależności pomiędzy blogiem firmowym a kanałami social media).
• Metody współpracy z grafikami.
• Proces akceptacji pomysłów z kalendarza oraz sytuacji nadzwyczajnych, które nie są ujęte w planie na dany okres np., sytuacje związane z Real-Time Marketingiem.
• Specyfikę danej branży i produktu.
• Cykle raportowania i analizowania danych.

Powyższe elementy pokazują, że inaczej planuje się pracę nad contentem do social media dla marek z różnych branż. Dla niektórych będzie konieczne stworzenie harmonogramów maksymalnie tygodniowych (restauracja, która dba o codzienne menu, festiwal, który trwa 2 tygodnie, portal miejski, który produkuje kilkanaście postów dziennie). Dla innych wystarczające będą kalendarze miesięczne (e-commerce, B2B, uczelnia wyższa). Wszystko oczywiście zależy od wypracowanej strategii i celu działań.

Dlaczego warto korzystać z kalendarza postów?

• W ramach jednego dokumentu mamy dostęp do wszystkich pomysłów na posty w social media.
• Obie strony (specjalista ds. social media oraz Klient) wiedzą, co wydarzy się na poszczególnych kanałach.
• W dokumencie poza copywritingiem mamy podgląd grafik/animacji.
• Widzimy, czy realizujemy obrane w strategii linie komunikacyjne.
• Wiemy, jakie materiały musimy jeszcze przygotować.
• Ułatwia pracę w przypadku zastępstw wewnątrz zespołu.

Jakie elementy powinien posiadać harmonogram postów?

• Nazwa klienta/logo.
• Okres czasowy: tydzień, miesiąc, kwartał.
• Data + dzień tygodnia + godzina (w przypadku kilku postów na dzień).
• Nazwa linii komunikacyjnej.
• Copywriting do posta (na Instagramie można też dodać hashtagi).
• Załącznik – grafika, album, podgląd video.
• Miejsce na uwagi/akceptację klienta.
• Osoba odpowiedzialna za przygotowanie.

Co jeszcze warto dodać do harmonogramu postów?

• Dodatkowe miejsca publikacji (np. w InstaStories).
• Wytyczne do promocji poszczególnych postów.
• Weryfikacja poprawności pod względem merytorycznym, stylistycznym i zgodności z grafikami.
• Koszty dodatkowe np. zakup zdjęć z baz płatnych.

Po procesie akceptacji przygotowanego kalendarza, w celu optymalizacji pracy, warto zaplanować posty np. poprzez Creator Studio. Na co dzień korzystamy z oficjalnego narzędzia Facebooka i w naszej opinii dobrze sprawdza się do zarządzania contentem na Instagramie i Facebooku oraz bieżącej moderacji. Natywna aplikacja spełnia nasze potrzeby w tym zakresie – połączenie kalendarza postów + Creator Studio jest dobrym rozwiązaniem. Efektywne zaplanowanie procesu przygotowania kalendarza i jego akceptacji po stronie klienta sprawia, że nie musimy korzystać z bardzo dużej bazy zewnętrznych aplikacji do planowania contentu.

Po trzecie: Ustal procesy z klientami

Kluczowe dla pracy specjalistów ds. social mediów są kalendarze postów i stanowią oś pracy np. w skali miesiąca. Plany contentu są drogowskazami, co nie oznacza, że musimy się ich trzymać w 100% bez możliwości odstępstw. Social media to dynamiczna branża i należy brać pod uwagę różne okoliczności. Mam tutaj na myśli sytuacje kryzysowe, specjalne wydarzenia czy działania z zakresu Real-Time Marketing. Zapewne są różne modele współpracy z klientami. My wybieramy taki, który zapewnia regularną komunikacja na podstawie harmonogramu postów oraz dopuszcza publikację postów, które nie były wcześniej ujęte w planie. Fani i followersi lubią contentu ,,tu i teraz’’. Na początku współpracy warto więc ustalić ilość spontanicznych postów, czas reakcji czy proces akceptowania nowych treści. Trzeba też pamiętać, że platformy społecznościowe stale się zmieniają, pojawią się nowe formaty i funkcjonalności. Mimo opracowanego wcześniej kalendarza czasem warto jest szybko dodać posty z wykorzystaniem nowości i nie czekać do kolejnego tygodnia czy miesiąca.

Po czwarte: Zorganizuj pracę przy projekcie i skoncentruj się na efekcie!

Istotny element współpracy przy projektach z zakresu social media jest przepływ informacji na linii klient – agencja. Warto na początku działań określić kanały komunikacji (e-mail, chat, SMS, telefon, Messenger itp.), sposób zgłaszania wyjątkowych sytuacji czy czasy reakcji. Istotne jest tutaj także określenie osób odpowiedzialnych za kontakt po obu stronach.

Dobrze jest wyznaczyć jednego lidera projektu w każdej organizacji, który zapewnia stały przepływ informacji. Powinien być on wdrożony we wszystkie toczące się sprawy związane z projektem. Aktywności z zakresu zarządzania profilami w social media wiążą się z przygotowaniem grafik, śledzeniem trendów w danej branży, tworzeniem tekstów, działaniami płatnymi czy koordynacją współprac z influencerami.

Warto tworzyć zespoły robocze do dedykowanych projektów i opracować system zastępstw. W social media rękę na pulsie trzeba trzymać cały czas! Ważny element kooperacji to także harmonogram prac – zarówno na start projektu, jak i w skali np. miesiąca. Dobrze jest ustalić kluczowe terminy i daty – do kiedy wysyłamy kalendarz postów, ile czasu klient ma na akceptację, kiedy może spodziewać się raportów i jak często i gdzie się spotykamy w celu podsumowania prac i ustalenia kolejnych kroków. Feedback jest bardzo ważny i pozwala tak dopracować tryb pracy, aby obu stronom współpraca dawała satysfakcję.
W bieżącej pracy nad zaawansowanymi projektami w mediach społecznościowych warto korzystać z dodatkowych narzędzi, jak np. Trello czy Asana, dzięki którym mamy wgląd we wszystkie elementy projektu w 1 miejscu, deadliny, zasoby i listy zadań z rolami. Programy do zarządzania projektami porządkują pracę i pomagają w planowaniu czasu, który spędzamy nad danym zadaniem.

Po piąte: Analizuj statystyki i dostarczaj wartościowe raporty!

Mierzenie efektów działań w mediach społecznościowych to sprawa kluczowa i nie można jej pominąć. Monitorując, analizując i wyciągając wnioski możesz weryfikować założenia swojej strategii, optymalizować działania i korygować je tak, aby przekładały się na konkretne efekty. Śledź statystyki social media, które dostarczą Ci garść cennych informacji na temat profili. Znajdziesz w nich: nowe polubienia, nowi obserwujący, całkowity zasięg strony, efektywność postów, liczba wyświetleń poszczególnych elementów profilu czy aktywność fanów. Jeżeli chcesz analizować statystyki jeszcze dogłębniej, to skorzystaj z zewnętrznych narzędzi, takich jak np. Sotrender lub Google Analytics. Ustal na początku kooperacji z Klientem, jakie informacje są kluczowe, w jakiej formie chce otrzymywać raport oraz na kiedy. Pomocne mogą okazać się raporty tworzone w Google Data Studio. Regularne obserwowanie efektów działań w social media pozwoli Ci efektywniej analizować skuteczność podejmowanych aktywności.

Wypracuj dobre zasady i się ich trzymaj!

Planowanie działań w social media jest ważnym elementem, ze względu na optymalizację czasu pracy przy projekcie i organizację pracy osób, które są w niego zaangażowane. Najważniejsze są pierwsze tygodnie współpracy z Klientem, kiedy zapoznajemy się z rytmem pracy, specyfiką danej branży i pokazujemy, jaki system i jakie rozwiązania stosujemy w Beeffective. Konsekwentne trzymanie się wypracowanych zasad przynosi długofalowe efekty w postaci efektywnie prowadzonych projektów z zakresu zarządzania profilami w mediach społecznościowych. Chcąc efektywnie współpracować z agencją digitalową warto postawić na relacje, partnerstwo i wzajemnie zaufanie.

#samnektar by @Klaudia Chmielewska/Beeffective

Szukasz wsparcia w efektywnych działaniach w digitalu, które pozwolą rozwinąć Twój biznes?