15 sposobów na większą produktywność w pracy

Wypoczęci i zmotywowani wchodzimy w kolejny nowy rok. Głowa pełna jest pomysłów i planów do zrealizowania, nie tylko tych osobistych, ale również związanych z pracą i karierą. Problem w tym, że postanowień jest dużo, a ilość dostępnego czasu taka sama jak w poprzednich latach. Dzieląc dzień na sen, pracę i czas „wolny”, do dyspozycji mamy tak naprawdę nie 24 godziny dziennie, a 8 godzin w pracy oraz 8 poza pracą (nie licząc weekendów). Resztę powinniśmy przeznaczyć na sen. Zakładając, że zajmujemy się 8 godzinami w pracy, to do dyspozycji otrzymujemy 40 godzin tygodniowo. Z jednej strony dużo, z drugiej bardzo mało na realizację wszystkich ambitnych celów, jakie przed sobą stawiamy. Realistycznie nie jesteśmy też w stanie utrzymać tego samego poziomu produktywności przez cały czas, jaki spędzamy w pracy. Na szczęście jest wiele sposobów, które pomogą w wyciśnięciu jak najwięcej z każdego dnia i sprawienia, że Twoja produktywność w pracy znacznie się zwiększy. Wierzę, że metody, które opisuję poniżej, pomogą Tobie w zrealizowaniu nie tylko celów, jakie sobie wyznaczyłeś, ale również pomogą w wypracowaniu efektywnych systemów pracy. 

Produktywność w pracy czas start!

System złożony z rutyn, zasad i narzędzi powinien być podstawą zarządzania własnym czasem oraz efektywnego radzenia sobie z codziennymi zadaniami, niezależnie od tego, na jakim stanowisku pracujesz i jakie masz doświadczenie. Pomoże Ci to zarówno podczas studiów, jak i w zarządzaniu dużym zespołem. Osobiście stosuję kilka z wymienionych tutaj sposobów na to, by zwiększyć produktywności w pracy i widzę tego pozytywne efekty! 

Zacznijmy od tego, że na sukces składa się wiele elementów z trzech głównych poziomów budowania takiego systemu. Absolutną podstawą są rutyny, które możesz wdrożyć w swoje codzienne życie. Są to często czynności, które nie mają bezpośredniego związku z pracą, ale mocno na nią wpływają. To ile czasu śpisz, jak się odżywiasz czy ilość aktywności fizycznej ma ogromny wpływ na działanie Twojego mózgu, a więc również produktywność w pracy. To właśnie dzięki niemu w głównej mierze możemy działać bardziej efektywnie. Tutaj nie ma drogi na skróty. Kolejny poziom zbudowany jest z zasad, jakimi się kierujesz. Nie wiem, czy przestrzegasz przepisów ruchu drogowego, czy też kodeksu cywilnego, ale zasady, które sobie ustalisz, powinny być nienaruszalne. Oczywiście najpierw trzeba się ich nauczyć, ale jak już je wdrożysz, stają się one mechanizmem, dzięki któremu podejmowanie decyzji będzie dużo mniej obciążające.

Umysł ma skończoną ilość energii kognitywnej na każdy dzień, więc jeżeli obciążamy go, używając zasad, pozostaje nam więcej paliwa na najważniejszej zadania. Przykładowo możesz ustalić swoje zasady korzystania z maila służbowego, które znacznie skrócą czas jaki na to poświęcasz. Według badania przeprowadzonego przez McKinsey, na czytanie i odpowiadanie na maile przeznaczamy średnio 28% czasu pracy! Ostatnią rzeczą, która usprawni Twoją produktywność, jest wdrożenie narzędzi i technik, które możesz wykorzystać bezpośrednio do zapanowania nad czasem lub poradzeniem sobie z listą rzeczy, jakie masz do wykonania. 

Rutyny

Sen 

Pozostałe wskazówki, które poznasz w tym artykule, będą miały mniejszy wpływ na poprawę Twojej produktywności, jeżeli nie zadbasz w pierwszej kolejności o sen. Bez odpowiedniej ilości snu nasz mózg nie jest w stanie się zregenerować i poprawnie funkcjonować. Spada poziom koncentracji, pogarsza się pamięć oraz umiejętność rozumowania. Zalecana ilość snu dla dorosłego człowieka to od 6 do 8 godzin. Jeżeli masz problem z zaśnięciem, to pierwszą rzeczą jaką możesz zrobić, jest zminimalizowanie ilości sztucznego światła, na jakie wystawiony jest Twój wzrok na co najmniej godzinę przed zaśnięciem. W innym wypadku zaburzamy wydzielanie się melatoniny, która działa na nasz organizm usypiająco. 

Ruch 

W zdrowym ciele, zdrowy… mózg. Wiemy, że aktywność fizyczna wpływa pozytywnie na zdrowie, serce czy naszą sylwetkę, ale badania potwierdziły, że jeszcze jedną dużą korzyścią jest poprawa efektywności myślenia. Zyskujemy na większej kreatywności, obniżonym stresie, lepszej kondycji psychicznej i szybszemu uczeniu się. Wiadome jest, że przy uprawianiu sportów wydzielają się również endorfiny. One również mają pozytywny wpływ na produktywność. Jeżeli jesteś w dobrym humorze, to uwierz mi, że lepiej dogadasz się z innymi osobami, a kontakt z ludźmi to duża część codziennej pracy. Pracodawcy powinni zachęcać swój zespół do ruchu, ponieważ jest to część pracy (coś, co sprawia, że jest lepiej wykonywana). Programy typu Benefit z kartą Multisport, to tylko jeden z wielu pomysłu na wdrożenie tego usprawnienia pracy w firmie. 

Dieta

Trzecim, równie ważnym puzzlem na pierwszym poziomie zwiększania produktywności jest paliwo, jakie dostarczamy naszym organom do prawidłowego funkcjonowania. Im lepszej jakości, tym sprawniej działają. Jedzenie ma bezpośredni wpływ na wydajność kognitywną. Mózg jest w stanie funkcjonować dzięki energii, którą dostarcza glukoza. Niski poziom glukozy, w momencie, kiedy jesteśmy głodni, powoduje obniżenie się umiejętności koncentracji oraz skupienia się. Z drugiej strony, jedzenie, które bardzo szybko przemienia się w glukozę (np. zawierające cukry proste), powoduje wystrzał energii, po którym następuje tzw. zjazd. Dobrej jakości jedzenie oraz odpowiednie rozłożenie posiłków w ciągu dnia pozwala na utrzymanie odpowiedniego poziomu energii w organizmie. Owocowe czwartki również nie są pustym benefitem, który ma przyciągnąć pracowników. Badanie potwierdziło, że codzienne jedzenie owoców i warzyw w pracy zwiększa szczęście, kreatywność i zaangażowanie. Przykłady rzeczy, o które warto wzbogacić swoją dietę dla zwiększenia produktywności w pracy, znajdziesz w infografice przygotowanej przez Hubspot.

Zasady

Stawianie granic 

Umiejętność stawiania granic nie jest rzeczą, która przychodzi do głowy jako pierwsze, kiedy mówimy o produktywności, ale tak naprawdę mocno się z nią wiąże. Gdy już ustalisz sobie rutyny i wybierzesz metody pomagające Tobie lepiej pracować, przechodzisz do etapu, w którym musisz je wybronić od zewnętrznych czynników, a jest ich dużo i będą pojawiać się każdego dnia. Partner lub partnerka proponuje obejrzeć serial późnym wieczorem. Kolega z pracy obchodzi urodziny i przyniósł ciasto. Co wieczór kładziesz się do snu z telefonem w ręku. Zostajesz po godzinach, bo szef poprosił Cię o ponowne sprawdzenie raportu. To przykłady, które nie są nam obce. Stawianie granice czasowych, lokalizacyjnych oraz personalnych jest kluczowe, ale może też być negatywne w skutkach, jeżeli będziesz to robił nieumiejętnie w relacji do innych. Pamiętaj o tym, aby zakomunikować swoje granice z wyprzedzeniem oraz wyjaśnić, jaką korzyść przynoszą Tobie, jak i całej firmie. 

Deep work 

Pomyśl o momentach, w których czas poświęcony na pracę wygenerował najwięcej wartości (wymyślenie nowego produktu, wdrożenie innowacji, usprawnienie procesu produkcyjnego, itp.). Na pewno nie robiłeś tego w biegu, sprawdzając maile pomiędzy spotkaniami, słuchając jednocześnie narzekań zespołu na jednego z klientów. Byłeś zapewne w tzw. stanie flow, czyli osiągnąłeś maksymalny poziom koncentracji, przypadkowe myśli nie pojawiały się w głowie, a świat zewnętrzny jakby na chwilę przestał istnieć. Jest to sposób na wytworzenie dużej wartości w firmie. W takim razie powinniśmy dążyć do tego, aby jak najwięcej czasu poświęcić na tego typu pracę. Nie jesteśmy niestety jednak w stanie pracować na takim samym poziomie skupienia przez cały dzień. Nawet gdybyśmy zamknęli się na 8 godzin w odizolowanym pomieszczeniu, aby zredukować ilość rozpraszaczy, to nasz mózg z czasem traci wydajność. Dlatego tak ważne jest, aby wydzielić sobie z dnia kilka godzin na tzw. deep work.

Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że maksymalnie jestem w stanie wykręcić 4 godziny w pracy oraz kilka godzin wieczorem w domu. Oczywiście wszystko zależy od środowiska, w jakim dana osoba pracuje oraz np. wspomnianych wyżej rutyn. Bądź intencjonalny w ustalaniu czasu na pracę w skupieniu i zasygnalizuj innym, że w tym czasie jesteś niedostępny (stawianie granic). 

Delegowanie 

Deep work brzmi dobrze, ale trzeba jeszcze na niego wygospodarować czas. Zadanie wcale nie jest łatwe, gdy spojrzymy na listę rzeczy do zrobienia, które czekają na nas każdego dnia. Pytanie, czy to Ty powinieneś wykonać te wszystkie zadania. Bardzo prawdopodobne, że część z nich warto delegować, ponieważ koszt Twojej godziny jest na nie za wysoki. Delegowanie to zasada, której wdrożenie nie zajmie jednego dnia. Jest to ciągły proces podejmowania decyzji. Na szczęście są narzędzia, które w tym pomogą, jak Macierz Eisenhowera, którą opiszę w kolejnej sekcji. 

Wiesz, że możesz wygospodarować więcej czasu na działania strategiczne w Twojej firmie, zlecając obsługę kampanii reklamowych, prowadzenie komunikacji w social media lub prace graficzne agencji takiej jak nasza?

E-mail 

Możesz mieć kontrolę nad skrzynką e-mail lub ona może przejąć kontrolę nad Tobą. Ciekawe jest, że nie uczą nas korzystać z tego narzędzia w szkole czy w pracy, a jak pamiętasz ze wstępu, korzystanie z e-maila w pracy może zajmować aż 28% czasu. Każdy, kogo zapytasz zapewne powie, że umie korzystać z tej formy komunikacji. Ile osób jednak potrafi to robić efektywnie i mądrze? Współczesne skrzynki pocztowe posiadają wiele funkcji, które pozwalają na lepszą organizację oraz automatyzację korespondencji (foldery, etykiety, filtry). Ważne jest również ustalenie własnych zasad. Przykładowo: 

• Sprawdzanie skrzynki tylko o określonych porach 
• Wyłączenie powiadomień 
• “Inbox Zero” 
• Tworzenie szablonów na najczęściej powtarzające się wiadomości 
• Wybranie innej, szybszej formy komunikacji 

W Internecie możesz znaleźć dużo innych porad odnoszących się do obsługi skrzynki e-mail. Zastosowanie ich pomoże znacznie zredukować ilość czasu, który na to poświęcasz. 

Automatyzacja 

To oczywiste, że automatyzacja zwiększa produktywność. Czynności, które możesz zautomatyzować, jest wiele i możliwe, że nawet nie zdajesz sobie z tego  sprawy. Jest coraz więcej narzędzi, które to umożliwiają. Najprostszym przykładem jest wspomniany wcześniej e-mail. Możesz ustalić reguły, dzięki którym maile będą się same sortowały. Nawet zadania, które wymagają użycia kilku programów, możesz zaprogramować w specjalnie do tego przeznaczonych aplikacjach typu Zapier lub IFTTT. Warto jest czasem się zatrzymać podczas pracy i pomyśleć, czy przypadkiem nie da się zautomatyzować powtarzalnych czynności. 

Zasada 2 minut 

To prosta zasada, która jest jednym z fundamentów najbardziej chyba popularnej metodologii zwiększania produktywności GTD (Getting Things Done) Davida Allena i polega na tym, że jeżeli otrzymane zadanie zajmie Ci krócej niż 2 minuty, to powinieneś zrobić je od razu. Jeżeli dłużej, to użyj osobistego systemu do zarządzania zadaniami, takiego jak właśnie GTD. Zasada ta sprawdza się równie dobrze w przypadku maili. 

Zjedz tę żabę – Eat the frog

Metoda pochodzi z książki “Zjedz tę żabę” i polega na podjęciu „najbrzydszych”, czyli najważniejszych i najtrudniejszych zadań z samego rana. Są to zadania, przy których najpewniej spotkasz się z prokrastynacją, dlatego najlepiej mieć je za sobą możliwie szybko, kiedy masz najwięcej energii i silnej woli. Dodatkowo wykonanie najtrudniejszego zadania w pierwszej kolejności oznacza, że nawet jeżeli reszta dnia okaże się mało produktywna, to przynajmniej zakończysz dzień z jednym dużym zwycięstwem. W zjedzeniu żab pomaga niewątpliwie deep work, ponieważ zazwyczaj przy tego typu zadaniach potrzebna jest pełna koncentracja przez dłuższy czas.

 

Narzędzia i Techniki 

Technika Pomodoro

Wspomniałem wcześniej, że ciężko jest utrzymać wysoką produktywność przez długi czas. Nasz mózg, jak również oczy, plecy i praktycznie całe ciało potrzebuje regeneracji. Popularną techniką zarządzania czasem, tak aby regularnie mieć czas na takie przerwy jest Pomodoro. Nazwa pochodzi od minutnika kuchennego w kształcie pomidora, który został użyty przez twórcę tej metody Francesco Cirillo. Właśnie minutnika lub cyfrowej alternatywy potrzebujesz, aby pracować w ten sposób. Każde Pomodoro to 25 min nieprzerwanej pracy w skupieniu. Po upływie tego czasu otrzymujemy 5 min przerwy. Po 4 takich sesjach czyli 2 godzinach pracy następuje dłuższa, 15 lub 30 minutowa przerwa. W prostocie Pomodoro tkwi jego największa zaleta. Po przeczytaniu tego artykułu, możesz od razu wdrożyć ją w życie. 

Macierz Eisenhowera

Narzędzie stworzone przez 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych pomaga w odpowiednim priorytetyzowaniu zadań poprzez umieszczenie ich na dwóch osiach: ważności oraz pilności. Efektem jest przypisanie zadania do jednej z czterech grup:

• Zrób najpierw – Rzeczy najważniejsze, które trzeba zrobić dzisiaj. 
• Zaplanuj – Równie ważne rzeczy, które można wykonać innego dnia, ale trzeba je zaplanować. 
• Oddeleguj – Zadanie, które nie może czekać, ale nie jest tak ważne, należy oddelegować. 
• Nie rób – Jeżeli coś nie jest ani ważne, ani pilne, po prostu tego nie rób. 

Po takim ulokowaniu zadań, możesz skorzystać z innych metod opisanych w tym artykule, aby jak najlepiej sobie z nimi poradzić i zminimalizować prokrastynację. 

Tygodniowy przegląd

Jedna godzina w tygodniu może mieć bardzo duży wpływ na Twoją produktywność w pracy oraz pomóc Ci w ogólnym rozwoju. Dzień za dniem intensywnie pracujemy, wykonujemy zlecone nam zadania, bierzemy udział w spotkaniach i robimy wiele innych rzeczy, które zbliżają nas do… właśnie do czego? Czy wiesz, jakie masz cele? Wiesz, co chcesz osiągnąć? Czy ten tydzień spowodował, że jesteś bliżej celów? Bez momentu na podsumowanie, refleksję i planowanie łatwo jest wpaść w wir pracy, który donikąd nie prowadzi. Cotygodniowy przegląd, który może potrwać zaledwie godzinę, pozwoli Ci odpowiedzieć sobie na zadane powyżej pytania. Ta metoda również jest częścią systemu GTD i ma określoną strukturę, która pomaga w efektywnym przeprowadzeniu takiego przeglądu:

1. Robienie porządku

Dosłownie sprzątasz wszystko to, co nagromadziło się w Twoich inboxach. Zarówno wirtualnych (skrzynka odbiorcza, pulpit, folder z rzeczami pobranymi z Internetu), jak i fizyczne (biurko, plecak, skrzynka pocztowa). 

2. Bądź na bieżąco

Sprawdź, co zrobiłeś w tym tygodniu, jakie wydarzenia widzisz w kalendarzu. Czy wykonałeś to, co chciałeś? Jak Ci poszło? Sprawdź postępy w realizacji długoterminowych celów. Zobacz, co czeka Cię w przyszłym tygodniu i zaplanuj swoją pracę oraz sprawdź, jakie najważniejsze zadania są do wykonania. 

3. Kreatywność

To przestrzeń na ogólne przemyślenia dotyczące pracy, rozwoju, rzeczy, które Cię aktualnie ekscytują lub z którymi się zmagasz. Może znajdziesz obszary, które wymagają nauki z Twojej strony. 

Warto przygotować sobie wzór takiego przeglądu i co tydzień wypełniać uporządkowane pola lub odhaczać wykonane czynności. Równie ważne jest ustalenie sobie konkretnego dnia i godziny, kiedy poświęcisz uwagę tylko na to. Polecam piątkowe popołudnie. 

Time Blocking – bloki czasowe 

Jeżeli chodzi o produktywność, to kalendarz jest Twoim największym przyjacielem, aczkolwiek jest to relacja, którą musisz starannie pielęgnować. Gdybyśmy zaznaczyli wszystkie czynności, jakie zazwyczaj robimy w ciągu dnia, to przed naszymi oczami pojawiłaby się bardzo duża ilość małych bloków oznaczających spotkania, maile, zadania i inne, które pomieszane byłyby między sobą. Od razu byśmy stwierdzili, że taka praca nie ma szans być produktywna. Dużo lepiej wyglądałby kalendarz, który ma tylko kilka dużych bloków, czyli jest czas na spotkania, osobny czas na odpowiadanie na maile i np. jeden blok z przygotowaniem projektu. Wiesz dokładnie co i kiedy robisz oraz dodatkowo grupujesz zadania, dzięki czemu jesteś w stanie bardziej efektywnie je wykonywać. 

Aplikacje typu to-do 

Ostatnim prostym narzędziem jest aplikacja typu to-do, dzięki której możesz zarządzać zadaniami. Korzystanie z takiego narzędzia wydaje się oczywiste, ale różnica polega na wykorzystywaniu bardziej zaawansowanych funkcji, tj. grupowanie, dodawanie oznaczeń, filtrowanie, nadawanie ważności czy ustawianie zadań powtarzalnych. Wypracowanie własnego systemu trochę trwa, ale jak już ustawisz wszystko wedle Twoich potrzeb, to taka aplikacja może pełnić funkcję Twojego drugiego mózgu. Wszystko, co masz do zrobienia jest tam wpisanie oraz odpowiednio poukładane. Dzięki temu robisz przestrzeń w swojej głowie na myślenie bardziej strategiczny czy kreatywne. 

Produktywność w pracy na wyższym poziomie

Jak widzisz sposobów na to, by zwiększyć produktywność w pracy jest wiele. Te, które przedstawiłem, to i tak tylko mały wyciek z wielkiego worka możliwości. Nie chodzi jednak o wprowadzenie wszystkich w życie jednocześnie, bo takie zadanie z góry wydaje się ciężkie do zrealizowania, a nasz mózg będzie próbował uciekać do łatwiejszych do przełknięcia czynności. Polecam wprowadzać i budować swój system produktywności małymi etapami, pamiętając jednocześnie o filarach, jakimi są rutyny. Z czasem wejdzie Ci to w nawyk i nie będziesz musiał nawet o niektórych zasadach czy rutynach pamiętać. Liczy się systematyczność! 

#samnektar by Michał Malinowski/Beeffective

Szukasz wsparcia w efektywnych działaniach w digitalu, które pozwolą rozwinąć Twój biznes?

Źródła:

https://www.sleepfoundation.org/how-sleep-works/why-do-we-need-sleep
https://zapier.com/blog/sleep-and-productivity/
https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy https://todoist.com/productivity-methodshttps://productivity95.com/69-proven-methods-to-multiply-your-productivity-for-a-lifetime/
https://hbr.org/2014/10/regular-exercise-is-part-of-your-job
https://www.livestrong.com/article/422836-how-does-exercise-improve-work-productivity/
https://hbr.org/2014/10/what-you-eat-affects-your-productivity
https://hive.com/blog/setting-boundaries-at-work-for-productivity/
https://blog.doist.com/deep-work/
https://www.linkedin.com/pulse/why-delegation-essential-productivity-mirna-korican-lajtman-phd/
https://zapier.com
https://ifttt.com
https://todoist.com/productivity-methods/eat-the-frog
https://todoist.com/productivity-methods/pomodoro-technique
https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/
https://todoist.com/productivity-methods/weekly-review